1. Tarjetas de visita. Son un elemento imprescindible en cualquier reunión de negocios. Como en muchos otros países es recomendable imprimirlas en el propio idioma del país. De no ser así, hay que procurar hacerlo al menos en Inglés. Por una cara en su idioma y por otra cara en el idioma local o en inglés. Llévelas en cantidad suficiente para no quedarse sin ellas.
En las tarjetas de visita no se olvide poner además de sus datos personales, la profesión, el cargo y título/s universitarios.
Las tarjetas de visita se dan al principio de la reunión, durante las presentaciones, y se dan por el lado impreso en su idioma o en el idioma internacional.
Lleve siempre consigo una agenda, bien sea tradicional o bien electrónica, para apuntar los datos de aquellas personas o empresas que no tienen tarjetas de visita. No se olvide apuntar nombre, teléfono, dirección de la empresa, cargo, departamento o sección y cualquier otra información relevante o de interés
2. Correspondencia. Dado que en muchas pequeñas compañías la correspondencia la abre el propio interesado, la mejor opción es mantener la misma en su propio idioma. Y de no ser así la deberá hacer en inglés, aunque eso puede retrasar los trámites y objetivos marcados.
Al tratar con personas de otro país y no tener un idioma común lo mejor es ser breve y conciso y no utilizar expresiones complejas. Hay que ir a textos cortos y muy claros. Vocabulario sencillo.
3. Instituciones y Organismos. Si nunca ha trabajo con organismos oficiales ármese de paciencia. Tratar con funcionarios públicos puede ser un poco latoso. Y en muchos casos la mejor opción es contratar un gestor o intermediario del propio país. Esto agilizará en gran medida sus trámites con la administración.
Averigüe con toda la antelación posible toda la documentación que necesita para llevar a cabo todos los trámites necesarios para llevar a buen término sus negocios.
En la capital, Moscú, y en algunas otras grandes capitales es posible acceder a muchos de los adelantos tecnológicos, fax, internet, etc. Pero tenga previsto que en otras muchas ciudades de Rusia esto no es posible, aunque evolucionan de forma bastante rápida, aún no son aparatos que pueda encontrar con facilidad.
4. Jerarquías. La reciente incorporación a una economía capitalista ha dado lugar a que aún perduren, en gran medida, jerarquías muy definidas de poder en las empresas. Incluso, las muy grandes, aun tienen una cierta intervención estatal, unas veces declarada y otras de forma velada.
Los máximos responsables de las empresas son los encargados de tomar decisiones, y son los responsables de las mismas. Suelen dirigir la empresa de forma bastante rígida y con un poder, casi absoluto, sobre sus empleados.
Si en el resto del mundo la mujer aún ocupa pocos cargos importantes, en Rusia podemos decir que es casi anecdótico la presencia de la mujer en los puestos de dirección de las empresas.
5. Reuniones. Tal y como hemos dicho en otro capítulo de esta sección los rusos son bastante reacios a las reuniones tal y como se hace en otros países europeos o en América. Y no solo es difícil convocar una reunión, sino que suelen acudir a la misma empleados que no tienen mucha capacidad de decisión. Por eso lo mejor es tratar que estén presentes en la reunión algunos directivos o ejecutivos de la compañía para que puedan presenciar las explicaciones-exposiciones que usted hace de su empresa, producto y/o servicio.
6. Gestor. Es casi imprescindible contar con los servicios de un intermediario, gestor o bufete, para poder solventar las innumerables gestiones que hay que hacer ante organismos oficiales y particulares. Hay que utilizar un gestor o intermediario conocido y de buena reputación, para evitar sorpresas. Si le recomiendan uno con el que ya han trabajado, mucho mejor. Y la relación mejora si usted le conoce personalmente.
7. Anfitriones. Los rusos tienen una educación bastante buena, aunque algunos hombres de negocio no lo demuestren por su rudeza. Siempre se debe actuar educadamente ante cualquier tipo de comportamiento. Pedir las cosas por favor, dar las gracias, llamar a las puertas antes de entrar, etc.
8. Preparativos. Cuando acude a una reunión de negocios no debe olvidar dossiers, documentos, folletos, catálogos, tarjetas de visita, etc. Todo lo necesario para que la reunión sea un éxito y dejar suficiente material para que tengan documentación para analizar con posterioridad a su partida. Ellos tendrán preparados para sus invitados algún tipo de bebida caliente (té, café, etc.) así como algún otro tipo de bebida, junto con algo de comer (bollería, etc.).
9. Primera impresión. No solo el vestuario da una buena primera impresión, aunque si es muy importante. Demostrar seguridad, credibilidad y firmeza hace que nuestros colegas anfitriones se hagan idea de usted y de su empresa. La primera reunión suele ser un mero análisis superficial de su persona y de la dimensión de su empresa. Debe estar atento a cuantas preguntas le quieran hacer para conocer algo más de usted y de la empresa a la que representa o de la que es dueño. Nunca muestre una cara de disgusto o de enfado que pueda crear un ambiente negativo.
10. Requisitos. Aunque ellos suelen ofrecer una buena impresión, es necesario hacer las comprobaciones necesarias de los datos aportados. Ellos siempre le afirmarán que están capacitados para distribuir su producto o servicio, para representar su empresa en Rusia, etc. Pero no siempre es así. Ellos tienen una cierta predilección por las empresas occidentales.
11. La cultura de negocios del antiguo régimen ha dejado su "poso" y en algunos casos es difícil de olvidar por parte de algunos empresarios rusos. La cultura de la comisión, del engaño, etc. y otros malos vicios aun persiste en algunos empresarios. Pero la economía de mercado se impone poco a poco, y estos comportamientos van siendo cada vez más escasos. No obstante, hay que tener cierta cautela y obtener toda la información posible sobre la empresa y las personas con las que vaya a tratar.
Hay que aprender a diferenciar entre lo que nos dicen y lo que hacen. En algunas ocasiones nos suelen hacer promesas y afirmaciones que luego no pueden cumplir.
12. Idioma. Como siempre decimos en estos casos, no hay nada mejor que utilizar el idioma propio del país, el ruso. Si hace su exposición en ruso y la documentación también en su idioma, las negociaciones irán mucho más rápidas. Si no es posible, lo mejor será hacerlo en el idioma universal de los negocios, en inglés. Cualquier exposición en otro idioma distinto al suyo ha de ser clara, breve y con expresiones simples, fáciles de comprender. Lo mismo ocurre con la documentación, términos sencillos y fáciles de comprender. Desde luego, la mejor opción es contratar los servicios de un traductor para todas sus reuniones y para generar la documentación necesaria que va a entregar a los asistentes a la reunión.
Las presentaciones deben ser limpias, claras y carentes de todo tipo de excesos, en cuanto a colores, gráficos, etc. Sencillez y claridad
13. Paciencia. El tiempo de negociación suele ser bastante largo, pues los rusos son muy duros negociando y suelen pedir demasiadas contrapartidas a sus proposiciones. Llegar a un acuerdo rápido es bastante difícil, pues para ellos eso es un síntoma de debilidad. Hacer una dura negociación es una técnica para ellos de "minar" la paciencia de sus colegas. A veces más que una negociación parece una "pequeña guerra" entre dos bandos. Sino pierde la paciencia, puede llegar a tener un acuerdo. Hay que analizar bien los pros y los contras para saber si merece la pena llegar a un acuerdo, en función de las condiciones que ellos le quieran imponer. Las presiones, en algunas ocasiones, según testimonios de algunos empresarios, han llegado a las amenazas, aunque no sea una práctica habitual, por fortuna. No es fácil negociar en Rusia, como tampoco lo es en otros muchos países del mundo. Y mayores volúmenes de negocio ... más duras las negociaciones.
14. Contratos. Todo lo que se acuerde debe quedar bien escrito y firmado para evitar cualquier tipo de problema posterior. Hasta el más mínimo detalle debe figurar por escrito. Dado lo complicado que puede ser llegar a un acuerdo no se puede dejar nada al azar. El documento final de acuerdo, al igual que se hace en los notarios, es leído al completo y firmado.
Los cambios pueden darse incluso después de haberse firmado el contrato. Hay que tenerlo presente. Por eso debe tener cuidado pues se puede encontrar con que no se cumple algún término del contrato.
Es aconsejable tener los contratos y documentos que se firmen en los idiomas de las dos partes (idioma local e idioma anfitrión) y a mayores en inglés.
15. Regalos. Hay que tener mucho cuidado con los regalos, pues en ocasiones pueden tener un efecto negativo al considerarse una especie de soborno, sobre todo si el trato está siendo con empleados públicos (funcionarios)
16. Fiestas. Es necesario consultar el calendario de las fiestas, las vacaciones y los horarios de los fines de semana. No trabajarán nunca en estas fechas. Prefieren disfrutar de la fiesta que hacer un esfuerzo para cerrar una determinada negociación.
17. Concentración. No es fácil tener concentración en algunas reuniones que pueden ser interrumpidas por llamadas, frecuentes interrupciones por visitas, recesos de los participantes en la reunión, etc.
18. Vida social. Los rusos son grandes amantes de la fiesta y de la diversión. Una manera de establecer una buena comunicación personal con ellos es salir con sus anfitriones a tomar algo.
19. Simplificar. La burocracia en Rusia es bastante tediosa y suele ser un motivo de retraso en muchas negociaciones. Haga saber que la simplificación de estos trámites agilizaría muchos las gestiones. Trata de hacerles comprender que toda esa burocracia les hace poco competitivos.
20. Cortesía. Si desea ganar puntos ante sus anfitriones una buena idea es invitarles a visitar su país y su empresa. Si usted sabe ser un buen anfitrión, es fácil que haya acortado el camino de sus negociaciones.
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